情報公開制度に前から興味があったので、「武器としての情報公開」(ちくま新書/日下部聡著)を読んでいたところ、情報公開の申請を役所の窓口でサポート受けながら申請できると記載があった。
ここ数年の行政/政治の問題で「公文書等の管理に関する法律」の意図する適切な文書管理がされていないせいで様々なものがうやむやになっていると感じている。
（目的）第一条この法律は、国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであることにかんがみ、国民主権の理念にのっとり、公文書等の管理に関する基本的事項を定めること等により、行政文書等の適正な管理、歴史公文書等の適切な保存及び利用等を図り、もって行政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。
本に申請方法が書いてあったが、市に対して開示してほしい文書があるかと考えたところ１点思い出した。
2022年7月8日に安倍元首相が無くなり、市役所で11日から記帳所が設置されたという件。
「役所に記帳所」と「国葬」を考える 安倍晋三元首相死去 識者は「政治利用」に懸念、「神格化」に違和感(東京新聞 2022年7月16日)
記帳所ができたのも気にはなるが、仕事にも関わるというところで芳名帳が気になった。
個人情報の取り扱いは近年慎重に扱うようになり、必要ない限り集めないというのが民間では一般的であると思われる。特に自民党などが記帳所を開く、または自民党が市のスペースを借りて開くというのであれば分かるが、行政が記帳所を開くということは行政が個人情報を取得している事になる。これは事態は2022年7月に気になったので市役所に電話で芳名帳が行政文書になるのかどうか聞いていた。
安倍元総理の記帳を横浜市が廃棄せざるを得ない理由(犬飼淳のニュースレター 2022年7月22日)
上記の記事も読みながら最終的に芳名帳がどうなったか、仮に送付したのであれば利用目的など個別の許諾などどうなったのか。
公文書の請求にあたり、検索をかけていたところ「横浜市 行政文書目録検索」というサイトがあり、検索をかけたところ「元内閣総理大臣安倍晋三氏のご逝去に伴う芳名帳の送付先の決定について」(作成年月:令和4年09月30日 総総第514号)(直接リンクが張れるようなサイト構成にしてよ...)という文章があるではないか。このままクリックしたら見えるのかと思ったが、そんなことは無く開示の申請がいる模様。
9月20日に役所に行く用があったので本に従って相談してみることにした。
事前に聞きたいことを用意した。
- 総総第514号の開示
- 芳名帳そのものの開示
- 芳名帳に記載する際の個人情報の取り扱いの承諾に関する文書
- 記帳所の立会のローテイション表
- 送付先決定の調整がわかる文書
区役所の用が終わり、いろいろな業務の案内をされている方に聞くと総合窓口に行ってくれとのこと。総合窓口についたら慣れたように個室に案内される。
そこで丁寧に申請方法や流れを教えてくれた。
申請に関しては、申請→開示決定の通知→複写代の振り込み→領収書の送付→複写物の送付という流れとのこと。申請書の書き方については該当の文書管理課にどの様に書くのが良いのか確認までしてくれた。ただ今回については私の文面のままで良いと言われたようで担当者の方も文書管理課の方で指示してくれた方が助かるのだがとこぼしていた。
記載しきれない場合は欄外に書いてくれと言われたが、そもそも手書きで書くにはスペースが小さい書式だなと思いながら記述する。
その後、受付印を押してもらった控えを受け取って、その日はおしまい。
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