いちじく: 横浜市の情報公開制度を初めて使ってみた(もらった資料や確認して分かったこと)

3個に分けています。

-----------------------------

情報公開制度を利用して分かったこと。

総総第514号の行政文書が開示され分かったこと(総務局総務部総務課)

文章が開示され、内閣府故安倍晋三国葬儀事務局へ送付されている事が判明

芳名帳そのもの開示請求から分かったこと(総務局総務部管理課)

不開示決定書に、開示できない理由として原本がすでに無いので開示できないとのこと
電話で、芳名帳が公文書であるなら文書保管期限があるはずで複写が残っていないのは、おかしいのではないかと確認した

(役所)横浜市行政文書管理規則の1年未満に書かれている「1　会議等で受領した軽微な行政文書」にあたるので、破棄した扱い。

芳名帳に記載する際の個人情報の取り扱いの承諾に関する文書の開示請求から分かったこと

不開示決定書に開示できない理由として一時的な使用であって、短期間に廃棄され、又は消去される個人情報を取り扱う事務なので作成していない
電話で条例で一時的なものは市長に報告せずに実施してよいと書いているが法律で利用目的の許諾が必須になっているのではないか

(役所)2022年当時の法律、条令に従うので条例の「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。」に該当する。記帳所という特性上、送付されるものと認識しているはず。
(疑問)記帳した人は、思いとして故人の関係組織に渡るとは考えるかもしれないが国に渡させるなんて思いもつかないのではないか？
(疑問)そもそも誰に渡すか決定していないのに記帳を始めるのが勇み足ではないか。

記帳所の立会のローテイション表の開示請求から分かったこと(総務局総務部管理課)

不開示決定書に手隙の職員で対応したので文書は無いとのこと

送付先決定の調整がわかる文書の開示請求で分かったこと(総務局総務部総務課)

不開示決定書に送付先決定先までの調整がわかる文書がない。電子メールも存在しない

3で2022年当時の個人情報保護の条例が必要になったので入手方法を探した。最新版は横浜市個人情報の保護に関する条例としてWeb公開しているが、古いやつを確認するには結論としては

市民情報センターに行く
なぜか市のサイトに残っている古い条例(URL)

になる。「横浜市個人情報の保護に関する条例の解釈・運用の手引」もあり「一時的な利用」は１年未満と解釈するなど書いてあり、正直、行政はこうやって平仄をそろえるのかと感心した。ただこれも今の条例に対する解釈なので当時の条例に対する解釈・運用の手引がないと分からない。
市民情報センターに行けば古い条例も閲覧できるようだが解釈・運用の手引きもあるのかな。遠いし平日のみなので大変なんだよな。ちょっと期待して近所の市立図書館にもリファレンスとして置いてないか確認したが最新の条例しかないとのこと。残念。

今回の開示請求した時点では、横浜市がどこに送付したか分からず、安倍晋三選挙事務所か故人親族にでも送付したのかと思っていたので国に送付しているのは想定外であった。

資料が届き始めてから改めてinternetを検索したところ、新聞報道によると最初は国は受け取らず、その後、方針を変えたようにも思える。